Rentrée 2021-2022 – Rendre son ENT opérationnel

[Mise à jour décembre 2021]

Notez que tout élève en attente d’INE dans ONDE ou intégré à la base depuis moins de 48h, ne peut en aucun cas apparaître dans l’ENT. A ce sujet, une nouvelle application nommée AIGLE, réservée aux directeurs, permet de faciliter le suivi des traitements d’INE. Vous trouverez la documentation via le lien suivant : https://eduline.ac-lille.fr/nuxeo/site/pshare/9e876615-398c-4a86-a4f2-f5210ac74594/file/0/

Feuille de route à suivre pour mettre en route votre ENT en ce début d’année 2021-2022 :

a) Il s’agira tout d’abord pour le directeur ou tout autre administrateur local de l’école de veiller à rattacher chaque enseignant à sa classe via la console d’administration. Les enseignants pourront alors commencer à échanger et partager avec les élèves et parents de leur(s) classe(s). (cf point 3)

b) N’oubliez pas de transmettre les documents suivants aux familles :

la charte d’utilisation “papier”;

l’autorisation de prise de vue, indispensable si vous souhaitez avoir l’autorisation de capturer et mettre en ligne, dans l’ENT uniquement, tout élément permettant d’identifier un élève. (cf point 2)

c) Il faudra également penser à transmettre leurs identifiants de connexion aux membres des familles nouvellement arrivées dans l’école ou aux utilisateurs les ayant égarés. Je vous rappelle que les identifiants de connexion fournis aux élèves et à leurs parents les années précédentes, y compris par toute école publique appartenant à la région académique des Hauts-de-France, restent identiques d’une année sur l’autre. En aucun cas, il ne s’agira de créer un identifiant de connexion que ce soit pour un élève, un parent ou encore un enseignant. (cf point 4)

d) En cas d’absence d’un collègue, il est nécessaire de me contacter afin que je puisse rattacher l’enseignant remplaçant à sa classe d’arrivée. Pour ce faire, je vous demanderai de bien vouloir me préciser l’école de rattachement du remplaçant et la dénomination exacte de la classe telle qu’elle apparaît dans l’ENT.

 

1 Connexion à l'ENT en tant qu'enseignant (Via Navigateur / Via l'application One Pocket)

Démarche pour vous connecter à l’ENTHDF (HDF pour Hauts-de-France)

  • En tant qu’enseignant(e), vous devez sélectionner « Personnel Education Nationale » :

​​

  • Cliquez sur « Académie de Lille » puis « se connecter »
  • Cochez la mention “Non (je me connecte depuis un lieu public)”
 
  • Vous serez alors redirigé(e) vers le portail de connexion d’Eduline :
  • Saisissez-y vos identifiants académiques. Vous serez alors connecté(e) à votre ENT.
Suivez ce protocole pour chaque connexion future. Aucun autre identifiant ne doit/peut être utilisé pour y accéder.

Application ONE Pocket – Enseignants

Cliquez pour déployer :

A quoi sert-elle ?
L’application pour smartphones et tablettes a pour vocation de :
-notifier les utilisateurs en cas de nouvelle publication
-de leur permettre de consulter toute nouveauté les concernant.

Elle ne permet pas de créer du contenu sauf en ce qui concerne la messagerie et le blog.

Si un contenu est trop complexe pour être affiché directement dans l’application, l’utilisateur sera invité à cliquer sur « Consulter à partir du navigateur ». Il sera alors redirigé vers son navigateur web habituel et devra se connecter à l’ENT avec ses identifiants habituels.

Pour en bénéficier, il suffit de chercher et télécharger « One Pocket » dans l’App Store ou le Google Store.
 
Attention !
Pour les enseignants, une opération d'activation de leur compte pour accéder à l'application doit être réalisée lors de leur première connexion et seulement lors de celle-ci, voir tutoriel ci-dessous. 
 
 
 
2 Diffusion des documents indispensables aux familles (autorisation de prise de vue / charte)

Distribution des documents indispensables

a. La charte d’utilisation de l’ENT.

Charte_ENT_modifiable

Charte_ENT_PDF

une par famille, une pour chaque parent dans le cas de parents séparés.

C’est le document le plus important. Il conditionne la remise de leurs identifiants aux parents. Pas de charte signée, pas d’identifiant remis ou blocage du compte en cas de non-ratification numérique. 

Chaque utilisateur accédant pour la première fois à l’ENT est contraint de cocher la mention « J’accepte les conditions générales d’utilisation ». Néanmoins, sachez que rien ne l’oblige réellement à la consulter pour valider l’activation de son compte.

Je vous propose donc de distribuer et faire signer une charte simplifiée d’utilisation de l’ENT à tous les parents des familles nouvellement arrivées dans votre école ou n’ayant jamais activé leur compte. Cela vous permettra de pouvoir l’opposer, le cas échéant, en cas de mauvaise utilisation de leur part ou de celle de leurs enfants puisque sa signature implique la distribution, par vos soins, de leurs identifiants en la distribuant (au choix) :

en format “papier” aux élèves ou lors de la réunion parents-professeur ;

ou/et en ligne via le “Carnet de liaison” dans lequel vous joindrez la charte et imposerez aux parents d’écrire la mention “Lu et approuvé” (ou équivalent). Selon votre stratégie, vous pourriez également choisir de procéder au blocage des comptes n’ayant pas ratifié la charte en ayant prévenu les utilisateurs au préalable, évidemment.

Tutoriel Charte – Signature Charte via Carnet de liaison – Mission Numérique 59

b. L’autorisation de prise de vue et d’utilisation des photographies et travaux d’élèves.

Autorisation_prise_vue_travaux_2021_2022_Valenciennes-Bruay

Autorisation_prise_vue_travaux_2021_2022_Valenciennes-Condé

Ce document est requis dans le cas où vous comptez capture et diffuser l’image ou les travaux de vos élèves.

Seule la première mention vous concerne, les deux suivantes concernent l’Inspection et ne sont pas indispensables au bon fonctionnement de votre ENT. Vous pouvez donc adapter ce document à votre convenance.

Un refus des parents de signer cette autorisation n’implique pas la rétention de leur identifiant par l’école, il contraint simplement l’enseignant à ne pas capture et diffuser l’image ou les travaux de leur enfant.

3 Association de chaque enseignant à sa classe par l'administrateur - obligatoire

Association de chaque enseignant à sa classe par le directeur (ou un autre administrateur local de l’école) -Priorité-

En début d’année, associez les enseignants de l’école à leurs classes respectives sans quoi aucun d’entre eux ne sera en mesure d’échanger avec ses élèves et leurs parents. Pour ce faire, référez-vous aux tutoriels suivants :

En vidéo :

Lien de téléchargement de la vidéo en cas de problème de visionnage. Munissez-vous de vos identifiants EDULINE.

Le tutoriel en version PDF :

Tutoriel de rattachement des enseignants aux classes

4 Récupération et distribution de leurs comptes aux parents et élèves

Publipostage des comptes

L’ENT propose une fonctionnalité de « publipostage » qui facilite cette opération. Le publipostage permet d’envoyer en grand nombre à chaque utilisateur un document personnalisé avec ses informations de connexion à partir d’un document type et d’une liste de destinataires.

Si vous utilisiez déjà l’ENTHDF l’an dernier, ne distribuez leurs identifiants qu’aux nouveaux arrivants dans l’école. Le couple identifiant-mot de passe reste identique pour ceux ayant déjà activé leur compte l’année dernière, y compris pour ceux ayant activé leur compte en étant dans une autre école l’année dernière.

Tutoriel complet – Publipostage des comptes en tant qu’administrateur – Mission Numérique 59

a) En tant qu’administrateur local (directeurs, directrices) vous pouvez éditer les comptes de tous les utilisateurs de l’école (parents et élèves)

  • Accédez à l’application “Console d’administration”.

  • Cliquez sur “Publipostage des comptes” situé dans l’encart “Imports / Exports”.

  • Je vous conseille vivement de filtrer la liste des comptes à publiposter en filtrant par profils : “Parent” et/ou “Élève” :
 
 
  • classe par classe afin de pouvoir aisément transmettre les identifiants à chaque enseignant de l’école:
 
  • ASTUCE : Si vous utilisiez déjà l’ENTHDF l’an dernier, ne distribuez leurs identifiants qu’aux nouveaux arrivants dans l’école. Le couple identifiant-mot de passe reste identique pour ceux ayant déjà activé leur compte l’année dernière, y compris pour ceux ayant activé leur compte en étant dans une autre école l’année dernière.  Ajoutez alors le filtre “non-activé” lors du filtrage des utilisateurs dont vous récupérerez les identifiants et le code d’activation afin d’identifier aisément les nouveaux arrivants. 
  • Pour un souci d’économie et d’efficacité, sélectionnez ensuite “8 par page” puis “Générer en PDF”
  • Imprimez puis distribuez les fiches de connexion aux utilisateurs vous ayant rendu la charte dûment signée.
  • Attention : Ne supprimez ou ne fusionnez aucun compte sans m’en faire la demande préalable.

b) En tant qu’enseignant vous pouvez éditer les comptes de tous les utilisateurs de votre classe (parents et élèves)

Tutoriel complet – Publipostage des comptes avec un profil enseignant – Mission Numérique 59

[Précisions 7 septembre]

Attention, un problème de publipostage via “Paramétrage de la classe” a été détecté et est en cours de résolution.

En attendant, vous pouvez demander à votre directeur/directrice, d’aller en “console d’administration”, utiliser l’onglet “imports/exports” puis “Publipostage des comptes” Avec les filtres, il sera possible de faire apparaitre par ex uniquement les comptes de votre classe, qui ne sont pas activés. Alors en cliquant dans “Publipostage PDF”, cela éditera les PDF à imprimer puis transmettre – sinon à votre niveau et en attendant, vous pouvez dans “Paramétrage de la classe” non pas cocher l’utilisateur./les utilisateurs, mais ouvrir la fiche. A chaque fois, un bouton fiche de connexion apparait et celui ci est opérant en revanche. Le seul problème est que c’est un peu fastidieux (passer fiche par fiche), mais cela fonctionne, en attendant la correction de l’édition de masse des fiches

  • Accédez à l’application “Paramétrage de la classe”
  • Cliquez sur “Créer les fiches de connexion”

  • Cliquez sur les profils dont vous souhaitez générer les identifiants puis “Créer les fiches”

  • Choisissez l’option “Fiches de connexion simplifiées .PDF” afin de pouvoir imprimer 8 fiches de connexion par page.
  • Imprimez puis distribuez les fiches de connexion aux utilisateurs vous ayant rendu la charte dûment signée.

C) Pour les membres d’une famille arrivant dans votre école cette année

Il est possible de récupérer tous les identifiants d’une même famille simplement par le biais de l’application “Paramétrage de la classe”. Pour ce faire, consultez la fiche utilisateur d’une élève (partie “Consulter et modifier les informations utilisateurs”), vous pourrez récupérer les fiches de connexions simplifiées de tous les membres de la famille en cliquant sur le lien “Fiches de connexion”.

5 Activation de leurs comptes par les parents et/ou leurs enfants

Activation de leur compte par les parents/élèves à l’aide des identifiants que vous leur aurez distribués

Lors de leur première connexion les parents et élèves devront :

accéder au site https://academie-lille.enthdf.fr/ avec le code d’activation que vous leur avez transmis,

personnaliser leur mot de passe. Celui-ci devra contenir au moins 6 caractères, dont une minuscule, une majuscule et un chiffre ou un caractère spécial.

préciser leur courriel personnel. Il leur permettra de récupérer leur mot de passe en cas d’oubli, et ce, de manière autonome.

cocher la mention “J’accepte les conditions générales d’utilisation”. Ces conditions d’utilisation sont une version étoffée de la charte d’utilisation qu’ils vous ont remise. 

-si vous envisagez une utilisation de l’ENT en classe, je vous conseille vivement de les accompagner dans la personnalisation de leur mot de passe. Un oubli est vite arrivé !

6 Prise en main des applications essentielles

Familiarisation avec les applications essentielles de l’ENT

Par applications, il faut entendre services disponibles.

Ci-dessous les applications que vous prioriserez sans doute si vous découvrez l’ENT :

-Messagerie -Carnet de liaison -Blog
-Cahier de textes -Espace documentaire -Paramétrage de la classe
 
Sachez qu’en cliquant sur l’icône “Point d’interrogation rouge (en haut à droite de votre écran) vous accéderez à de nombreux tutoriels directement consultables dans l’ENT. Ils s’adaptent à l’application en cours d’utilisation.
 
Sur le web, les pages One – La Boîte à outils et Manuel d’utilisation des applications One contiennent tous les tutoriels dont vous pourriez avoir besoin pour en savoir plus sur les différentes applications proposées.
 
7 Utilisation de l'application One Pocket sur smartphone par les parents

Incitation à l’utilisation de l’application pour smartphone One Pocket par les parents

L’application One Pocket est une application gratuite qui propose une version allégée de votre ENT. Elle a pour vocation d’alerter les utilisateurs de toute nouveauté publiée dans la plupart des applications : Messagerie, Carnet de liaison, Blog, Actualités, Cahier de textes et Espace documentaire.

Ceci est rendu possible grâce aux notifications-push de l’application One Pocket, ces messages qui apparaissent sur votre smartphone.

Les parents sont prévenus en temps réel de tout nouveau contenu que vous aurez produit !

Rien de tel pour favoriser l’utilisation de l’ENT comme outil communicationnel et pédagogique. Les parents sont prévenus sans que vous n’ayez rien à faire (pas de mail, d’interpellation à la sortie de l’école, de mot papier… pour leur demander d’aller consulter l’ENT). Pour l’avoir vécu, il est toujours très frustrant de ne pas avoir les outils pour inciter les parents à consulter “le nouvel article/billet de classe” !

Une fois connecté à l’application, ça n’est plus l’utilisateur qui doit aller vers le contenu, c’est le contenu qui arrive à l’utilisateur !

La fiche synthétique “ENTHDF -OnePocket” à distribuer aux parents.

La fiche complète ONE Pocket – Présentation Parents

Les visuels :

8 Un élève/parent a besoin de votre aide pour réinitialiser son mot de passe ?

Enseignant – Renouvellement de mot de passe

Dans l’onglet correspondant, uniquement pour les utilisateurs activés, sélectionnez l’utilisateur dont vous souhaitez renouveler le mot de passe (1) et cliquez sur « Réinitialiser le mot de passe » (2).

 

L’email suivant est alors envoyé sur l’adresse email que vous avez renseigné dans la rubrique Mon compte :

Bonjour,

Vous avez demandé la réinitialisation d’un mot de passe. Pour procéder à cette réinitialisation, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous. [lien] Votre identifiant : [identifiant]

Si vous n’êtes pas à l’origine de cette demande, vous pouvez ignorer cet email.

Cordialement, L’équipe ENT

Vous avez la possibilité de transmettre ce message à l’utilisateur concerné pour qu’il renouvelle lui-même son mot de passe (par exemple s’il s’agit d’un parent).

Vous pouvez aussi sélectionner l’utilisateur en question (1) et cliquez sur “Générer un mot de passe temporaire” (2). Ce mot de passe temporaire joue le même rôle que le code d’activation fourni lors de la première connexion de l’utilisateur.

 

Une nouvelle fenêtre s’ouvre où vous verrez l’utilisateur sélectionné, son identifiant et le mot de passe temporaire généré automatiquement.

 

Vous avez alors la possibilité de transmettre l’email de réinitialisation / le mot de passe temporaire à l’utilisateur concerné pour qu’il renouvelle lui-même son mot de passe (par exemple s’il s’agit d’un parent), ou vous pouvez également effectuer vous-même la manipulation.

Si vous avez choisi l’e-mail de réinitialisation, il faudra cliquer sur le lien contenu dans le corps du message.

Si vous avez choisi la génération d’un mot de passe temporaire, il faudra aller sur la page d’authentification à l’ENT et vous connecter en utilisant l’identifiant et le mot de passe temporaire.

Dans les deux cas, vous accédez ensuite à l’interface de réinitialisation du mot de passe.

Renseignez l’identifiant de l’utilisateur dans le premier champ (1). Saisissez ensuite le nouveau mot de passe (2), puis confirmez-le dans le dernier champ (3) et cliquez sur « Réinitialiser ».

 

Renseignez l’identifiant de l’utilisateur dans le premier champ (1). Saisissez ensuite le nouveau mot de passe (2), puis confirmez-le dans le dernier champ (3) et cliquez sur « Réinitialiser ».

La réinitialisation du mot de passe est effective. L’utilisateur peut alors se connecter avec son nouveau mot de passe.

Directeur/Administrateur- Renouvellement de mot de passe

Accédez à la console d’Administration puis accédez à la fiche du compte pour lequel il est nécessaire de réaliser un renouvellement de mot de passe.

1ere solution : Le courriel de réinitialisation de mot de passe (1)

Une adresse mail est renseignée (1). Cliquez sur “Envoyer”. Un courriel de réinitialisation de mot de passe sera envoyé à l’adresse mail en question. L’utilisateur pourra personnaliser son mot de passe en cliquant sur le lien proposé.

Attention, l’adresse mail doit être valide et accessible !

Voici le courriel reçu par l’utilisateur :

Après avoir cliqué sur le lien, l’utilisateur précise son nouveau mot de passe :

2eme solution : Le code de renouvellement de mot de passe (2)

Si l’utilisateur ne parvient pas à récupérer le mail, vous pouvez réaliser une demande de renouvellement de mot de passe.

Dans ce cas, un code vous sera soumis. Transmettez-le à l’utilisateur, celui devra l’utiliser comme s’il s’agissait de son mot de passe. 

Il se connecte normalement mais plutôt que d’entrer son mot de passe habituel (forcément, il l’a perdu), il entre le code de renouvellement :

L’utilisateur lui-même

Qu’il ait perdu son identifiant ou son mot de passe, l’utilisateur peut récupérer ses informations si une adresse mail valide a été renseignée lors de l’activation de son compte ou dans l’onglet profil.

9 Vous êtes remplaçant ?
Si vous êtes remplaçant, veillez à me contacter directement par courriel en me précisant votre école de rattachement, l’école et la classe d’arrivée.
10 Une question ?

 

Je ne peux que vous renvoyer vers la page “Des outils pour communiquer” du site “Ressources pour la continuité pédagogique du département du Nord”: http://pedagogie-nord.ac-lille.fr/docuweb/continuite-pedagogique/#satellite-2 
Vous y trouverez de très nombreux tutoriels pas à pas élaborés par la Mission Numérique 59 qui risquent fort de répondre à bon nombre de vos interrogations.
 

Sinon, n’hésitez pas à me contacter pour toute question restée en suspens (les enseignants ne provenant pas des circonscriptions de Valenciennes-Bruay et Valenciennes-Condé sont priés de se tourner vers leur ERUN) : yoann.jansem@ac-lille.fr